La mayor parte de las Municipalidades están usando la herramienta del Sami, para generar sus órdenes de pago, lo cual es una fortaleza, y por otro lado, las municipalidades que usan orden de pago manual, conocen a fondos su elaboración, sin embargo, deseo hacer énfasis en algunos aspectos en que se falla, para apoyar este tema.
¿Qué es una Orden de pago?
Es el documento administrativo mediante el cual el alcalde Municipal ordena la cancelación de los bienes y servicios recibidos con cargo a sus respectivas asignaciones presupuestarias[1]. Será emitida y suscrita por los responsables de la Gerencia Administrativa o financiera según las respectivas organizaciones internas de cada institución. Solamente se tramitarán las órdenes de pago cuyos compromisos hayan sido previa y debidamente aprobados por las autoridades responsables de la administración y dirección de los órganos correspondientes[2]
Errores y hallazgos más importantes en los informes del TSC.
1. El formulario y numeración de la orden de pago: Todo formulario debe tener numeración previa consecutiva y formato uniforme, incluidas las que se obtienen de sistemas electrónicos. Su impresión y custodia, debe establecerse con las debidas seguridades, y el uso, de acuerdo con las instrucciones correspondientes. Cuando los formularios o documentos sean generados electrónicamente, el programa respectivo deberá asignarles un número que los identifique y permitirá verificar la validez de la información cuando sean utilizados[3].
Sino usas sami es claro que debes mandar hacer la orden de pago en formato de imprenta, con numeración correlativa ya establecida. Es importante, además; que le des uso a la orden de pago de forma correlativa, sin saltarse ningún número, y en el caso de error se anule y quede la misma en el orden que van los números.
De la misma forma debes elaborar los cheques. (De forma correlativa).
2. La documentación que debe soportar la orden de pago.
Los documentos para respaldar transacciones deben estar previamente establecidos, aprobados y comunicados, dentro y fuera de la institución, en cada uno de los procesos[4]
Esto quiere decir que la forma como documentes la orden de pago debe estar aprobados en los Manuales y Reglamentos respectivos.
3. Emisión de orden de pago en efectivo: Algunas municipalidades aún pagan en efectivo, lo cual es prohibitivo conforme lo indica el numeral 9 del articulo 78 del Reglamento a la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas. Seguir haciéndolo le puede ocasionar responsabilidad. (salvo pagos menores realizados con caja chica o fondo rotatorio).
4. El nombre del beneficiario: El nombre del beneficiario lo debes tomar directamente del comprobante fiscal emitido por el mismo. Si es Factura; a nombre de la denominación social de la empresa, si es Recibo por Honorarios a nombre de la persona natural de que se trate.
5. Uso de la estructura presupuestaria adecuada:
Uno de los errores más comunes en el registro o contabilización del gasto cuya nomenclatura se consigna en la orden de pago es; usar la codificación presupuestaria inadecuada, no orientando adecuadamente el gasto o no teniendo el criterio suficiente para registrarlo; para el caso, aquellas erogaciones que bien pueden ir a inversión, como ser:
5.1. Capacitaciones y fortalecimiento institucional (Control Interno, manuales, Reglamentos)
5.2. Las ayudas económicas orientadas a la mujer, la adolescencia y la niñez
5.3. La seguridad de parques, edificios municipales,
5.4. Todo lo que tenga que ver con participación ciudadana (comida, transporte, ayudas).
6. Descripción del gasto de forma clara y explicada.
Es impórtate una explicación detallada, amplia y clara sobre el concepto del gasto que se realiza, especificando; propósito, la ubicación donde se realiza (Aldea y caserío), cantidades.
7. Las firmas de autorización.
Para los procesos y procedimientos de cada operación, se deben establecer los servidores autorizados de su ejecución o elaboración, revisión y aprobación de acuerdo con la organización, la autoridad y responsabilidad establecidas. Las evidencias y las fechas de realización de la ejecución o elaboración, revisión y aprobación, deben constar en los documentos que se originan en los procesos, mediante firmas y otros datos establecidos[5]
La orden de pago debe ser firmadas por El Encargado de Presupuesto, el Gerente Administrativo (si existe), Alcalde y Tesorero Municipal.
La segregación de funciones es un mecanismo de control que contribuye a prevenir errores e irregularidades. Las funciones de autorización, ejecución, registro y custodia deben ser distribuidas entre varios servidores de la institución, sin que esto signifique la creación innecesaria de cargos. Debe evitarse que una misma persona realice, de manera individual, todas las fases de un proceso, porque facilita que se cometan errores e irregularidades[6]
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[1] Manual de Formulación del Presupuesto por Programas, de la Dirección de Fortalecimiento Municipal, pag. 157
[2] Articulo 87 de la Ley organica de Presupuesto.
[3] NCI-TSC/332-11 Documentos uniformes con numeración prestablecida y secuencial del Marci
[4] NCI-TSC/332-11 Documentos uniformes con numeración prestablecida y secuencial, ultimo Párrafo del Marci
[5] NCI-TSC/332-15 Revisión, autorización y aprobación de transacciones y operaciones
[6] NCI-TSC/332-12 Separación de funciones incompatibles, Marci.
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