Como documentar adecuadamente los gastos por alimentos y bebidas para personas

En todas las Municipalidades del País se asignan recursos para reconocer la alimentación o comida a personas en eventos que se realizan regularmente; por ejemplo.

a) Sesiones de Corporación Municipal.

b) Cabildos Abiertos.

c) Comida a empleados cuando se quedan después de la hora de salida.

d) Reuniones de trabajo (alcaldes auxiliares, Maestros, personal de salud, etc.)

e) Capacitaciones patrocinadas por la Alcaldía

f) Aporte de alimentación a la policía cuando realiza operativos.

g) Entre otros.

Gran parte de los reparos en este componente, es principalmente por el hecho de que no adjuntan el listado de las personas a las que se les entrega la alimentación; pero, además; es importante para no ser objeto de cuestionamiento agregar la siguiente documentación mínima de acuerdo a las recomendaciones efectuadas en los informes del TSC.

1. La factura con las formalidades establecidas por la SAR, con determinación de la cantidad de platos de comida, el precio unitario y la cantidad total suministrada.

2. Copia de Tarjeta de identidad y RTN del proveedor.

3. En el caso de eventos como capacitaciones, cabildos abiertos, celebraciones, entrega de canastas, etc. Incluir fotografías (no indispensable)

4. Las cotizaciones del mejor precio por plato.

5. Cuando se trate de celebraciones como día del maestro, día de la madre, etc., siempre es recomendable el punto de acta donde la corporación aprobó el evento; sin contar que debe estar presupuestado.

6. El Listado de las personas a las que se les brindó la alimentación con indicación de:

a) Encabezado indicando el nombre del evento, el lugar y la fecha.

b) Numero de línea

c) Nombre

d) Numero de identidad

e) Dirección.

f) Teléfono.

g) Firma.

Toda esta documentación debe estar libre de alteraciones como ser: manchones, borrones, sobre escrituras, etc.

Además, que los pagos realizados no sean a familiares dentro del cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad de los miembros de la Corporación Municipal.

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