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Como documentar adecuadamente los Gastos de Combustible y Lubricantes en las Municipalidades?

Actualizado: 6 abr



Una de las deficiencias comunes en el registro del gasto de Combustibles y Lubricantes, es la falta de una descripción clara de las actividades realizadas por el beneficiario del combustible (obviamente actividades propias de la Municipalidad) así como también la poca descripción de las características básicas del vehículo que se usa.


Es responsabilidad del administrador, a falta de este, del Tesorero Municipal; consignar tal información en la documentación soporte del gasto de combustible; obviar estos datos; no permitirá al ente revisor asegurar que el combustible ha sido usado en actividades propias de la Municipalidad y en vehículos municipales o autorizados para llevar a cabo tales actividades.


En este caso, dependiendo del tamaño y complejidad de la municipalidad, se puede proceder de la siguiente forma:


a) Si la Municipalidad compra al contado en la gasolinera que mejor le parece o según las circunstancias, cuando lo necesita, ya sea para vehículos propios o del personal (aplica para reembolsos).


Lo mas práctico es que consigne la información en un formato de liquidación de combustible, como ser: La descripción completa del vehículo (número de placa, marca, modelo, propiedad y a quien esta lo usa) y explicación detallada de las actividades realizadas, firma del beneficiario y quien lo aprueba.


No olvidarse que debe agregar la factura correspondiente, emitida por el proveedor a nombre de la municipalidad, (no se acepta facturas sin nombre del cliente o como consumidor final). mas abajo detallo algunas características que debe cumplir la factura.


Existen muchos casos, donde la Municipalidad no cuenta con vehículo propio y la mayor parte de los viajes los realiza el alcalde en su propio vehículo; en este caso; además de reconocer el gasto de combustible, es factible reconocer también la depreciación, siempre que esté establecido en el Reglamento de Viáticos y Gastos de viaje aprobado por la Corporación Municipal.


En este caso, cuando se asigne combustible a funcionarios y empleados también es importante que la corporación municipal apruebe un Reglamento de Combustible, donde se establezca los controles y procesos que se seguirán en este gasto y los reportes que se deben emitir.


b) Si la Municipalidad tiene un proveedor de combustible al crédito;


Debe usar un formato de orden de combustible con numeración correctiva y reimpresa, que englobe toda la información pertinente.


Recordar que la función de la orden de combustible es: “servir de instrucción ante la gasolinera para el abastecimiento de combustible a su portador en las condiciones en que esta establezca, cuando se tiene un proveedor al crédito”.


En este caso el proveedor de crédito es el que mejores condiciones brinde a la municipalidad y debe ser seleccionado a través de un proceso de contratación según los montos que maneje la municipalidad.


La información básica que debe contener la orden de combustible es:


1.1. Fecha.

1.2. Un numero correlativo y pre impreso.

1.3. Nombre del beneficiario del Combustible.

1.4. Descripción completa del vehículo. (Nombre del Propietario, número de placa, marca, modelo).

1.5. Tipo y cantidad de combustible.

1.6. Explicación detallada de la actividad a realizar.

1.7. Unidad o dependencia a la que pertenece

1.8. Si el vehículo es Propiedad de la Municipal se debe llevar control del kilometraje recorrido.

1.9. Firma y sello de quien autoriza.


Es básico, además, agregarle la factura del combustible al tramite de pago; la cual debe detallar al menos siguiente:


2.1. La cantidad de litros del combustible;

2.2. Tipo de Combustible (gasolina o diésel),

2.3. El precio unitario y total,

2.4. Estar a nombre de la Municipalidad,

2.5. Estar refrendada con la firma de la persona que recibió el combustible y;

2.6. Estar libre de alteraciones y borrones.


Ademas de lo anterior es básico que los vehículos municipales cuenten con una bitácora de recorrido (este punto se encuentra en las recomendaciones que emite el TSC en sus informes), donde describa las actividades que realice cada día.


Por otra parte y no menos importante, es que el encargado debe realizar un reporte semanal o mensual de la asignación de combustible, por cada beneficiario y reportarlo a su jefe inmediato.


Por ultimo, es básico que el encargado realice actividades de monitoreo o supervisión sobre el uso del combustible, en aquellas asignaciones que por su cuantía se consideran importantes y que por su condición (como por ejemplo, combustible que es traslado en barril para uso de maquinaria) es susceptible de perdida o robo.

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