Las Municipalidades podran crear fondos rotatorios que custodiará el Tesorero Municipal, aprobado por la Corporación Municipal (Articulo 99 reformado de la Ley de Municipalidades) Aquí es de tomar en cuenta que la nueva normatica del TSC, como es el Marco Rector de Control Interno considera incompatible que el tesorero maneje un fondo rotatorio; dadas sus responsabilidades y funciones
La Corporación Municipal podrá constituir fondos reintegrables o rotatorios por los montos y con los requisitos que en el respectivo acuerdo determine y estarán bajo la responsabilidad específica de un funcionario o encargado de proyecto determinado, para cuyo efecto deberá rendirse la respectiva caución, fijada y calificada por el Alcalde Municipal (Articulo 185 del Reglamento General de la Ley de Municipalidades, modificado por adicion por la Ley del Tribunal Superior de Cuentas, inciso b, Art. 32)
¡Ahora bien! ¿Qué es un fondo rotatorio y para que se utiliza?
Según lo establecido en los articulos 89 de la Ley Orgánica del Presupuesto y 32 de su Reglamento de Ejecución: “Los Fondos Rotatorios son un mecanismo de pago excepcional para aquellos gastos en bienes de consumo y servicios menores y de emergencia que por su monto o urgencia no pueden seguir el tramite normal de pago” (No se podrán pagar gastos que provengan del sistema de Compras y Contrataciones y tampoco de Recursos Humanos)
¡Forma de crearlo, usarlo y liquidarlo!
1) La creación del Fondo Rotatorio debe ser aprobado por la Corporación Municipal; indicando el monto y definiendo el responsable. Este no debe ser un funcionario o empleado con funciones de autorización, ejecución, aprobación y registro de transacciones, así́ como las de custodia de recursos económicos[1]; por ejemplo:
a) Funcionarios cuya responsabilidad este la autorización del fondo. (Alcalde, Tesorero, regidores)
b) Empleados que manejen efectivo; como el tesorero, cajeros, boleteros, etc.
c) Empleados que realicen operaciones contables; como contador, auxiliares contables, etc.
2) Los Fondos deben estar regulados a través de un Reglamento de Fondo Rotatorio aprobado por la Corporación Municipal.
3) El fondo debe estar respaldado con un pagaré debidamente firmado por el responsable[2]. Siempre y cuando no exceda de L. 100,000.00 de lo contrario se debe presentar una caución equivalente al fondo que maneja.
4) El efectivo debe ser resguardado en una caja de metal bajo llave cuyo acceso debe tener solo el responsable.
5) Deben efectuarse arqueos de forma periódica, si existe auditoría interna, está debe ser la encargada de hacerlo; sino; la Corporación o el Alcalde debe asignar una persona que lo haga.
6) La entrega del efectivo debe ser autorizada por funcionario competente.
7) Los pagos deben ser respaldados con los comprobantes originales extendidas a nombre de la Municipalidad.
8) Los comprobantes deben cumplir con los requisitos establecidos por la SAR, con su Clave de Autorización de Impresión (CAÍ).
9) Los comprobantes deben ser marcados con el sello de pagado con fecha y firma del responsable del fondo.
10) El uso del fondo debe ser exclusivo para las actividades establecidas en el reglamento respectivo.
11) Se debe respetar el limite permitido en el Reglamento para realizar compras.
12) No deben permitirse comprobantes con borrones, tachaduras, alteraciones ni enmiendas.
13) Para su liquidación debe realizarse un cuadro descriptivo de los gastos; debidamente firmado por el responsable, revisada y autorizada por personal competente.
14) Deben ser liquidados al final de cada trimestre según recomendación de la SGJD.
15) Las fechas de los comprobantes deben estar comprendidos dentro del periodo en que el fondo estuvo abierto. (no deben existir comprobantes con fecha anteriores al reembolso del Fondo).
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Cotiza nuestro Reglamento de Fondo Rotatorio, el cual contiene las mas actualizadas normas y controles que aplican a las municipalidades.
[1] TSC-NOGECI V-06 SEPARACIÓN DE FUNCIONES INCOMPATIBLES, MARCO RECTOR DEL CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL DE LOS RECURSOS PÚBLICOS. [2] Artículo 130 del Reglamento General de la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas.
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