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La Caja Chica y 15 Controles Básicos para Manejarla adecuadamente

Actualizado: 18 jun 2022




Es básico e importante que las Municipalidades cuenten con Fondos de Caja Chica para agilizar el proceso de las compras menores; no obstante, también es muy importante establecer controles que permitan un manejo eficiente y transparente de los recursos, a saber:


1) La creación del Fondo de Caja Chica debe ser aprobado por la Corporación Municipal; indicando el monto y definiendo el responsable. Este no debe ser un funcionario o empleado con funciones de autorización, ejecución, aprobación y registro de transacciones, así́ como las de custodia de recursos económicos[1]; por ejemplo:


a) Funcionarios cuya responsabilidad este la autorización del fondo. (Alcalde, Tesorero, regidores)


b) Empleados que manejen efectivo; como el tesorero, cajeros, boleteros, etc.


c) Empleados que realicen operaciones contables; como contador, auxiliares contables, etc.


2) Los Fondos deben estar regulados a través de un Reglamento de Caja Chica aprobado por la Corporación Municipal.


3) El fondo debe estar respaldado con un pagaré debidamente firmado por el responsable[2].


4) El efectivo debe ser resguardado en una caja de metal bajo llave cuyo acceso debe tener solo el responsable.


5) Deben efectuarse arqueos de forma periódica, si existe auditoría interna, está debe ser la encargada de hacerlo; sino; la Corporación o el Alcalde debe asignar una persona que lo haga.


6) La entrega del efectivo debe ser autorizada por funcionario competente.


7) Los pagos deben ser respaldados con los comprobantes originales extendidas a nombre de la Municipalidad.


8) Los comprobantes deben cumplir con los requisitos establecidos por la SAR, con su Clave de Autorización de Impresión (CAÍ).


9) Los comprobantes deben ser marcados con el sello de pagado con fecha y firma del responsable del fondo.


10) El uso del fondo debe ser exclusivo para las actividades establecidas en el reglamento respectivo.


11) Se debe respetar el limite permitido en el Reglamento para realizar compras.


12) No deben permitirse comprobantes con borrones, tachaduras, alteraciones ni enmiendas.


13) Para su liquidación debe realizarse un cuadro descriptivo de los gastos; debidamente firmado por el responsable, revisada y autorizada por personal competente.


14) Deben ser liquidados al final de cada trimestre según recomendación de la SGJD.


15) Las fechas de los comprobantes deben estar comprendidos dentro del periodo en que la caja chica estuvo abierta. (no deben existir comprobantes con fecha anteriores al reembolso de la caja chica).


Para terminar, recuerda que nuestra firma esta en la disposición de ayudarte a agilizar tus procedimientos, fortalecer tus conocimientos a través de las más actualizadas normas y controles internos, liberándolo de reparos y sanciones por incumplimiento.


Cotiza nuestro Reglamento de Caja chica, el cual contiene las mas actualizadas normas y controles que aplican a las municipalidades.

[1] TSC-NOGECI V-06 SEPARACIÓN DE FUNCIONES INCOMPATIBLES, MARCO RECTOR DEL CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL DE LOS RECURSOS PÚBLICOS. [2] Artículo 172 del Reglamento General de la Ley Organica del Tribunal Superior de Cuentas.




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