Forma de documentar las ayudas sociales.

“La Ayuda Social”: Se define como “Las Acción de asistencia, auxilio o apoyo orientados a mejorar el bienestar social de la ciudadanía debido a situaciones personales, familiares o sociales, que puede ser monetario o en especie otorgados por una institución publica o privada”

En este contexto observaremos las actividades de control interno necesarias para soportar y documentar adecuadamente dichas transacciones desde el punto de vista del funcionario encargado de otórgalas, para:

a) Evitar caer en incumplimientos que a la larga ocasione responsabilidades en las revisiones realizadas por los órganos contralores y reguladores de los recursos públicos.

b) Administrar de forma eficiente y transparente los recursos provistos por el Estado y la ciudadanía.

Estas actividades son aplicables a toda organización que quiera soportar adecuadamente las ayudas sociales que otorga, específicamente las municipalidades.

Considerar por favor que es una herramienta de apoyo, de asesoría y de consulta basada en las normas y regulaciones vigentes, inclusive aglomera las recomendaciones emitidos por el Tribunal Superior de Cuentas en sus informes de auditoria.

I. CONTROLES INTERNOS ESPECIFICOS. (Forma de documentar por tipo de ayuda) 1. Controles que aplican a todas las ayudas y subsidios: Cada caso en particular debe contener sus documentes soportes pertinentes, los cuales varían según el tipo de ayuda que se brinda, no obstante; existen controles que aplican a todos los tipos de ayudas en general; a saber: a) Una solicitud escrita firmada por el beneficiario: i. Si se trata de una persona natural basta con su firma de puño y letra o huella digital, (sino sabe escribir); con una descripción clara del propósito de la ayuda o el destino de la misma. La ayuda debe ser entregada con cheque directamente al beneficiario. (las ayudas en efectivo, solo en caso de emergencia) ii. Al tratarse de un institución pública de asistencia social, como ser; una escuela, colegio, centro básico, universidad, oficinal distrital de educación, centro de salud, centro regional de salud, policía nacional, etc, debe ser firmada y sellada por el Director o encargado del centro; detallando claramente el destino del subsidio. En este caso, el Tribunal Superior de Cuentas esta solicitando que este tipo de subsidios sean liquidados posteriormente por la institución beneficiaria. iii. Al tratarse de una institución privada sin fines de lucro o asociación de personas, como ser un patronato, equipo de futbol, comité de la feria, debe ser firmada por dos representante al menos, el Presidente y Tesorero de la junta directiva o comité. Por lo general este tipo de organizaciones no cuenta con personería jurídica y es difícil puedan cambiar un cheque a nombre de la organización, pero si cuentan con este documento el cheque debe ser emitido a nombre de la organización; de lo contrario es factible que el cheque se emita a nombre del tesorero o quien haga las veces de esta función, con la condición de que debe liquidar el fondo con las facturas y recibos correspondiente. Todos las facturas y recibos deben emitirse a nombre de la Municipalidad. b) Copia de la Tarjeta de Identidad. Toda solicitud debe ser acompañada de la Copia de la tarjeta de Identidad del beneficiario en el caso de las personas naturales y de los representantes, directores o encargados de las entidades que solicitan en el caso de los subsidios. c) Un recibo firmado por el beneficiario: En este caso es básico, al momento de entregar la ayuda o subsidio, que el beneficiario entregue un recibo firmado en aceptación de la ayuda que se le otorga, en el caso de personas naturales vasta la firme o huella digital del beneficiario. En el caso de subsidios a instituciones debe firmar y sellar el representante que hizo la solicitud. d) Firma de la orden de pago. Es importante además que el beneficiario consigne su firma o huella digital en la orden de pago; inclusive los datos adicionales que solicita cada municipalidad en este caso; que puede ser, Numero de tarjeta de identidad, nombre, y numero de solvencia municipal, en el caso de las instituciones deben consignar además el sello correspondiente. No esta demás recalcar que debe ser la misma persona que emite el recibo, y las firmas deben ser coincidentes. La entrega del cheque a una persona diferente al beneficiario debe ser acompañada de una carta poder debidamente autenticada por notario para que sea entregado. e) Solvencia Municipal. Preferiblemente el beneficiario este solvente con el pago de sus impuestos y tasas, para lo cual debe exigirse la solvencia municipal. Es improbable dado que se trata de personas de escasos recursos económicos, no obstante, la cultura de pago debe establecerse como política publica de la Municipalidad. 2. Controles especifico para cada tipo de ayuda. a) Ayudas fúnebres. Aparte de los requisitos generales deben agregarse los siguientes: i. Acta de defunción del fallecido (requisito indispensable) ii. Constancia de entrega del ataúd firmada por el pariente del fallecido (requisito indispensable) iii. Orden de Compra a la funeraria (Cuando es al crédito). b) Ayuda económica de subsistencia a personas naturales. En este caso, basta con la solicitud, copia de la identidad y el recibo. c) Ayuda para educación. Aparte de los requisitos generales deben agregarse los siguientes: C1. Útiles escolares; matriculas, uniformes. i. Copia de comprobante de matricula del alumno. ii. Constancia de entrega de los materiales firmada por el padre de familia o representante del alumno o en su caso en el listado que se elabore al respecto. iii. Partida de nacimiento del alumno. C2. Becas. Son los recursos financieros facilitados por las Instituciones del Sector Público para la formación, perfeccionamiento y mejoramiento académico, científico, y/o técnico de personas naturales. i. Notas del año anterior las cuales deben ser sobresalientes. (>80%) ii. Constancia de ser den una familia de escasos recursos económicos emitida por el Departamento de Desarrollo Comunitario, Oficina de la mujer u Oficina de la Niñez. iii. Comprobante de matricula del alumno. iv. Partida de nacimiento del alumno. v. Certificación de conducta del alumno.

C3. Gastos de graduación. i. Presupuesto estimado de los gastos firmado y sellado por el director de la escuela o colegio. ii. Acta de graduación o documento comprobatorio de graduación del alumno (puede ser constancia firmada por el director de la escuela o colegio) iii. Partida de nacimiento del alumno. d) Ayuda para salud. Aparte de los requisitos generales deben agregarse los siguientes: i. Cuando se trate de donación de medicamentos, o exámenes médicos, copia de receta medica; firmada y sellada por medico colegiado de centro de salud, clínica municipal, hospital público. (no se aceptan recetas de clínicas privadas); ii. En el caso de donación de equipo medico; se debe agregar además constancia de entrega. e) Ayuda para vivienda a personas naturales. Aparte de los requisitos generales deben agregarse los siguientes: i. En el caso de donación de materiales, la constancia de entrega o firma en listado que se realice al respecto (no si antes haber cumplido con el proceso de compra, en cuanto a las cotizaciones). En este caso es importante que la Municipalidad realice un seguimiento sobre el uso de los materiales por parte del beneficiario, asegurándose que los materiales fueron usados propiamente en la vivienda de la persona beneficiada[2] ii. En el caso de reparación directa o donación de la vivienda completa, acta de entrega y agregar fotografías. f) Subsidios. Además de los requisitos generales (solicitud por escrito, copia de Identidad) es imperante que toda cantidad entregada sea liquidada posteriormente en un tiempo prudencial. Para lo cual todas los soportes deben ser emitidos a nombre de la Municipalidad. En el caso de compras realizadas directamente por la municipalidad y posteriormente entregadas al subsidiado se debe cumplir con el proceso de cotizaciones y soportes correspondientes: i. Limites para compras de Bienes y Servicios De L. 0.01 hasta L.9, 999.99; compras menores con una (1) Cotización. De L.10,000.00 hasta L.84, 999.99, compras menores con dos (2) Cotizaciónes De L.85, 000.00 hasta L.269, 999.99 compras con tres (3) Cotizaciónes De L.279, 000.00 hasta L.609, 999.99 Licitacion Privada De L.610, 000.00 en adelante Licitación Pública.* *Nota: Esta tabla cambia cada año; (consultas las Disposiciones Generales del presupuesto que se emiten por el congreso cada año) ii. Las facturas deben contener lo requisitos establecidos por la SAR, con clave de autorización de impresión (CAI) de lo contrario no serán tomadas como validas; Los requisitos mínimos son los cuales deben venir pre impresos en la factura.

· RTN · Nombre/Razón Social · Nombre Comercial · Domicilio CM/Sucursal · Teléfono · Correo Electrónico RL · Denominación · CAI · Fecha Limite de emisión · Número Correlativo · Destino: Orig/Cop. · Rango de los documentos · Datos Imprenta

Es básico que el tesorero se cerciore que el limite de emisión consignado en la factura no haya vencido. (un error constante en los pagos realizados).

iii. La constancia de entrega de los materiales firmada y sellada por la persona que solicito o encargado.

g) Otras ayudas o apoyos económicos.

i. Apoyo para transporte o viáticos: En este caso; el beneficiario presentará la solicitud por escrito, copia de la identidad y evidencia documental del propósito del viaje.

En el caso de entregársele viáticos y gastos de viaje, que por alguna circunstancias se le debe aportar, debe ser asignado conforme la tabla de viáticos vigentes en la entidad, y deberá someterse al proceso de liquidación que este indique, es esencial que presente factura de hotel en el caso de dormir fuera.

ii. Alimentación: Cuando por alguna actividad la municipalidad suministre la alimentación será necesario elaborar un listado de las personas a las que se le entrego platos de comida, indicando por lo menos: nombre, numero de identidad, lugar de procedencia, numero de celular, firma,