Contenido de los expedientes de proyectos para efectos de análisis de los entes revisores.




A continuación, les resumo el contenido básico que debe tener un expediente de proyecto de obra pública, según las recomendaciones emitidas por los entes revisores.


Observaciones preliminares

a) El expediente se debe elaborar con copias de los documentos originales.


b) Los documentos originales deben quedar en la orden de pago; excepto, las garantías bancarias originales que deben resguardarse en la caja fuerte a cargo del tesorero; y dejar copia en la orden de pago.


c) El designado de elaborar el expediente es el encargado de obras públicas, ingeniero o supervisor a cargo de las obras, y si no existe esta área, debe ser el contador municipal (a falta de este deberá ser el tesorero).


d) Los documentos deben ordenarse de forma cronológica, ósea desde el más antiguo al más actual de forma general sin hacer alusión o separación de contenido.


e) Todos los procesos de selección de contratistas deben difundirse en el Sistema "Honducompras".


Contenido Básico.


1) Aprobación: Debe adjuntarse la hoja del plan de inversión donde aparece el proyecto en cuestión; (resaltar con lápiz fluorescente) junto con el punto de acta de aprobación del plan de inversión o presupuesto por parte de la corporación Municipal. (si es un proyecto que no está en el plan de inversión, el punto de acta de aprobación de la modificación presupuestaria).


Para las Municipalidades que están ejecutando el PDM-OT se exigirá que los proyectos estén orientados desde este documento, sino es así, se le solicitará la justificación correspondiente.


2) El perfil del proyecto, diseño o Especificaciones técnicas: Antes de cualquier cosa, lo primero que debe tener la Municipalidad es el perfil diseño o las especificaciones técnicas del proyecto, debidamente certificado por ingeniero colegiado. (Sujetarse a lo dispuesto en el articulo 99-A de la Ley de Municipalidades)


3) Pliegos de condiciones o bases de licitación: Si el proyecto se va realizar por medio de cotización no necesita elaborar pliego de condiciones o bases de licitación dado que en este caso se regirá por el precio más bajo; (Cualquier requisito que necesita que se cumpla puede solicitarlo en la nota de invitación a cotizar que realice, puede ser:


a) Copia de la tarjeta de identidad del oferente.

b) Copia del carné del colegio de ingenieros y constancia de solvencia.

c) Hoja de vida, si es persona natural.

d) Constancia de solvencia del SAR.

e) Copia de Escritura de constitución del oferente; si la requiere.

f) Certificación de estar inscrito en ONCAE.


En el caso de licitaciones debe elaborar los pliegos de condiciones tomando como base los formatos o modelos que ofrece la Oncae.


4) Proceso de contratación; Esta es la tabla que contiene los límites en cada procedimiento:



Aspectos para considerar en los procesos de contratación.


a) Las cotizaciones deben ser de proveedores no relacionados entre sí́ y en el documento de cotización deben constar los datos generales del proveedor, así como el número del Registro Tributario Nacional (RTN).


b) Los proyectos se pueden hacer por etapas o secciones, en diferentes años o ejercicios fiscales, de acuerdo a la disponibilidad presupuestaria, siempre y cuándo dichas etapas o fracciones sean susceptibles de ser utilizadas o funcionales. La etapa se considerará funcional cuando, cada una sirva para la obra finalizada o para que esta esté en funciones; debiendo entender por funcionalidad, toda obra o parte de la obra que sirve o es esencial para la conclusión o buen funcionamiento del proyecto.


c) Debe quedar evidencia de todo el proceso de contratación desde el inicio hasta la adjudicación.


Proceso por medio de Licitación.

Aviso de Licitación

Ofertas

Nombramiento de comisión evaluadora.

Acta de apertura de ofertas

Garantía de Mantenimiento de oferta (2% de la oferta)

Acta de recomendación de adjudicación.

Nota de adjudicación


Proceso por medio de cotización

Invitación a cotizar

Ofertas

Adjudicación


5) Contrato: La Municipalidad elaborará el contrato, este se deberá firmar dentro de los treinta días calendario siguiente a la notificación de la adjudicación, a menos que el pliego de condiciones dispusiere otro plazo mayor, según la naturaleza de la prestación.


Se tendrán en cuenta los modelos de contratos preparados por la Oficina Normativa de Contratación y Adquisiciones (ONCAE).


Aspectos para considerar en la elaboración de los contratos.


a) El monto de los contratos que el Estado suscriba incluye el pago de los impuestos correspondientes, salvo exoneración expresamente determinada por una Ley Nacional o Convenio Internacional.


b) En todos los contratos de obras, supervisión, bienes y servicios que celebren las Instituciones del Sector Público la multa diaria aplicable se fija en cero punto treinta y seis por ciento (0.36%), en relación con el monto total del saldo del contrato por el incumplimiento del plazo. (Se exceptúa MIPYMES y Sector Social de la Economía)


c) En los contratos de obra pública el anticipo no debe exceder del veinte por ciento (20%) del monto total del contrato.


6) Garantías: Se entenderá por garantías las fianzas y las garantías bancarias emitidas por instituciones debidamente autorizadas, cheques certificados u otras análogas que establezca en la Ley de Contratación del Estado (los pagares no son aceptados para este propósito), Estas serán:


a) Garantía de mantenimiento de la oferta. (equivalente al 2% del valor de la oferta).

b) Garantía de cumplimiento de contrato. (Equivalente al 15% del monto de contrato).

c) Garantía de anticipo de fondos; para asegurar la entrega del anticipo si hubiera, y debe ser por el 100% del anticipo pagado.

d) Garantía de calidad; Una vez que se efectúe la recepción final de las obras y realizada la liquidación del contrato, el Contratista sustituirá la garantía de cumplimiento del contrato por una garantía de calidad de la obra, La cual deberá responder por los vicios o defectos en las obras, imputables al contratista, será equivalente al cinco por ciento (5%) del valor de la obra.


7) Orden de inicio de la obra.


8) Cada una de las estimaciones de pago por avance de obra y copia de los cheques emitidos.


9) Informes de Supervisión; soportando cada estimación de obra; con indicativo de las cantidades de obras ejecutadas, fotográficas y copia de lo escrito en la bitácora en ese periodo.


10) En el caso de haber orden de cambio ya sea positiva o negativa, debidamente firmadas por las partes.


11) La bitácora completa.


12) Acta de recepción provisional y Acta de recepción final


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