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La conciliación bancaria como herramienta básica en las municipalidades.



1. Conciliación Bancaria


Las conciliaciones bancarias se realizan comparando los movimientos del libro bancos de la entidad, con los registros y saldos de los estados bancarios a una fecha determinada, para verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en uno u otro lado. La conciliación de los saldos contables y bancarios permite verificar si las operaciones efectuadas por la unidad administrativa de tesorería han sido oportunas y adecuadamente registradas en la contabilidad. Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliación, este será́ efectuado por servidores no vinculados con la recepción, depósito o transferencia de fondos y/o registro contable de las operaciones relacionadas[1]


1.1. Registro Oportuno.


La actualización permanente de los registros permitirá la realización de la conciliación de saldos de los registros auxiliares o detallados con los saldos de las cuentas del mayor general; y, se complementaraá con la verificación física periódica de los bienes[2]


1.2. Persona independiente.


Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliación, este será efectuado por servidores no vinculados con la recepción, depósito o transferencia de fondos y/o registro contable de las operaciones relacionadas[3]


1.3. Firmas.


Para los procesos y procedimientos de cada operación, se deben establecer los servidores autorizados de su ejecución o elaboración, revisión y aprobación de acuerdo con la organización, la autoridad y responsabilidad establecidas. Las evidencias y las fechas de realización de la ejecución o elaboración, revisión y aprobación, deben constar en los documentos que se originan en los procesos, mediante firmas y otros datos establecidos[4]


En este caso, las conciliaciones deben ser firmadas por la persona que las elaboró, quien la revisa; que puede ser el tesorero y quien las aprueba, que debe ser el alcalde municipal, no obstante, este proceso depende de la estructura administrativa de la cada Municipalidad y de su tamaño, así como de las funciones y responsabilidades que se hayan definido en el Manual de puestos y salarios aprobado por la corporación Municipal.


Por otra parte, debe evitarse que una misma persona realice, de manera individual, todas las fases de un proceso, porque facilita que se cometan errores e irregularidades[5]

1.4. Componentes de la conciliación.


La conciliación se forma por cuatro componentes, El formato de conciliación, el libro de bancos, el estado de cuenta bancario y los cheques pagados por el banco, una vez realizada y firmada la conciliación, estos componentes deben archivarse en un solo expediente y debe quedar disponible para su verificación posterior.


1.4.1. Formato de conciliación: Es necesario para consignar y reflejar los valores de cada partida conciliatoria, los valores conciliados y las firmas correspondientes. (el formato es indistinto, puede ser cualquier que cumpla con el proceso y la lógica conciliatoria). En las Municipalidades el básico es el siguiente:


1.4.2. Definiciones y Procedimiento.


1.4.2.1. Saldo en Libros de la Municipalidad al 30 de septiembre de 2022, en la columna valores, debe colocar el saldo final del mes del libro de bancos.


1.4.2.2. (+) Notas de crédito: Este valor suma en la columna, y corresponde a aquellos valores acreditados en la cuenta del banco que aumenta la disponibilidad, pueden ser: Desembolsos de prestamos, intereses, transferencias, etc. No registrados en el libro de bancos de la municipalidad al cierre del mes.


Nota importante: el mejor metodo de conciliacion es aquel donde no tenga muchas valores que conciliar, dado que si existe algo no registrado en libros, lo mejor es que lo registre y evitar consignarlo en la conciliacion.


Si lleva los libros manuales, registrelo y evitese colocarlo en la conciliacion.


Aquí los valores que se veran reflejados son aquellos donde por uso de algun sistema, como sami por ejemplo, no le quedo tiempo de regitstrarlos al realizar el cierre de mes.


1.4.2.3. ( - ) Notas de débito: Este valor resta en la columna, y corresponde a aquellos valores debitados en la cuenta del banco que disminuye la disponibilidad, pueden ser: Elaboración de nueva chequera, Pago de cuotas a préstamos, Comisiones y cargos por servicios bancarios, Devoluciones de cheques por fondos insuficientes, etc. No registrados en el libro de bancos de la municipalidad al cierre del mes.


1.4.2.4. (+/-) Error en libros: Estos errores se dan por registros incorrectos de las operaciones en el libro auxiliar de bancos de la municipalidad[6]


1.4.2.5. Saldo en bancos al 30 de septiembre de 2022, en la columna valores, debe colocar el saldo final del mes del estado de cuenta del banco.


1.4.2.6. (-) Cheques emitidos y no cobrados: Son los emitidos, pagados y registrados en el libro auxiliar de la municipalidad y que no han sido cobrados por el beneficiario, de acuerdo a lo reportado en el estado de cuentas bancario[7]


1.4.2.7. (+) Depósitos en tránsito: Son los depósitos realizados y registrados por la municipalidad que no han sido contabilizados por el banco, según consta en el estado de cuentas bancario[8]


1.4.2.8. (+/-) Error en bancos: Error de más o menos en bancos: Estos errores se dan por registros incorrectos de las operaciones por parte de las instituciones bancarias o financieras, en las cuentas de la Municipalidad[9]


1.4.2.9. Saldos Conciliados: Ambas columnas deben cuadrar con la misma cifra.


1.4.2.10. No se olvide realizar un detalle de los cheques en tránsito, en el caso que sea más de uno, para lo cual debe contener como mínimo:


Anexo Cheques Emitidos y No Cobrados


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[1] NCI-TSC/332-21 Conciliación periódica del Marci.

[2] NCI-TSC/332-19 Registros oportunos y detallados, del Marci, Pag. 87

[3] NCI-TSC/332-21 Conciliación periódica del Marci. Pag. 89

[4] NCI-TSC/332-15 Revisión, autorización y aprobación de transacciones y operaciones

[5] NCI-TSC/332-12 Separación de funciones incompatibles, Marci.

[6] Manual para la Rendición de Cuentas Municipales 2011, pag. 28

[7] Manual para la Rendición de Cuentas Municipales 2011, pag. 27

[8] Manual para la Rendición de Cuentas Municipales 2011, pag. 27

[9] Manual para la Rendición de Cuentas Municipales 2011, pag. 28


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