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Como documentar adecuadamente los Viáticos y Gastos de Viajes

Actualizado: 9 oct 2023



Describo a continuación los aspectos mas importantes en la asignación y liquidación de viáticos y gastos de viaje, cumpla al menos con esto y no tendrá mayores problemas a momento de rendir cuentas.


1) Toda erogación de viáticos y gastos de viaje debe contar con la asignación presupuestaria correspondiente (requisito legal); previo a su desembolso. (parece obvio, pero muchos tesoreros no cumplen con este requisito).


2) Debe existir evidencia del origen del viaje, como una invitación, (correo, nota, tarjeta, etc.), o en general evidencia de lo que se va o se fue a hacer (tramites, entrega de información o documentación) cualquier cosa que demuestre que el viaje tiene un propósito y este es en actividades propias de la municipalidad.


3) Debe describir claramente los siguientes aspectos:


a) Nombre, cargo del viajero y la fecha de elaboración de la asignación.

b) Lugar (es) que visitará.

c) Propósito y descripción clara del viaje. (Importantísimo)

d) Fecha de salida y fecha de regreso para efectos de determinar los días de asignación de viáticos. (agregar también la hora en que sale y regresa)

e) Medio de Transporte, (Vehículo Municipal) o (vehículo Propio, en este caso, asignar la depreciación correspondiente según lo aprobado por la corporación)

f) Tarifa de viáticos por día que le corresponde, según Reglamento de Viáticos o tabla aprobada por la Corporación Municipal. (No se debe asignar más de lo que establece la tabla)


Para completar esta información lo mejor es llenar un formato que cumpla estos requisitos,ver ejemplo aquí; y sirva de base para el calculo y agregarle la documentación origen del viaje mas la copia de la tarjeta de identidad del viajero. (Si es viaje al exterior debe presentar la certificación del punto de acta de aprobación de la corporación Municipal).


4) Una vez realizado el viaje debe liquidar de la siguiente manera.


a) Completar y llenar la parte del formato de liquidación donde se establece que las condiciones del viaje se cumplieron y por tanto se liquidan.


b) Presentar la documentación soporte del viaje; que va concatenada al propósito del mismo. En este caso si el viaje fue para presentar los informes de liquidación adjuntar el recibo de presentación de la SGJD.


c) Si el viajero se quedo de un día para otro es necesario presente la factura del Hotel; (así lo esta exigiendo el TSC en sus informes).


d) Si el viajero regresa el mismo día; solo debe cobrar media tarifa de viáticos o la asignación de la alimentación y el transporte según como este definido en el reglamento.


e) Presentar las facturas o recibos de los GASTOS DE VIAJE: como ser: taxis, impuestos, combustible, pasajes, etc.


f) Se debe presentar un informe-resumen del viaje realizado donde se indica los resultados obtenidos; ver ejemplo aquí.


g) En los viáticos al exterior, además de las invitaciones, es básico que presente:

i. Los tiket de boletos de avión.

ii. Itinerario de viaje.

iii. Agendas de los eventos, diploma si es seminario o curso.

iv. Copia del pasaporte donde se evidencie los sellos de migración

de la salida y entrada a cada país visitado.

v. Recibo de impuestos.

vi. Facturas de hotel.

vii. Todo soporte de gastos presentado.

viii. Certificación de punto de acta donde se informa a la corporación

los resultados del viaje efectuado.


Lo cual todo debe ser coincidente con el destino del viaje, su propósito y el periodo de viaje.


5) Por último y no menos importante, tanto la asignación y liquidación de viáticos y gastos de viaje debe estar autorizada por funcionario competente.


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