16 CLAVES PARA EL MANEJO CORRECTO DE LA ASIGNACIÓN Y LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE.

Actualizado: feb 14

¿Te han reparado? ¿Tienen problemas al momento de documentar los viáticos y gastos de viaje? ¿Eres un empelado o funcionario que administra recursos públicos? Aquí te presento 16 aspectos que debes considerar al momento de pagar este tipo de gastos.


1) Definir a través de un Reglamento interno, las categorías de empleados, las zonas geográficas y las tarifas aplicables en cada caso; el cual debe ser aprobado por la Corporación Municipal, en este caso puede crear su propio Reglamento o puede usar como referencia el Reglamento vigente de Viáticos y Otros Gastos de Viaje para Funcionarios y Empleados del Poder Ejecutivo, aprobado mediante Acuerdo Ejecutivo Número 0696 de fecha 27 de octubre de 2008. (Recordar que el articulo 214 de las Disposiciones Generales del Prespuesto de Ingresos y Egresos de la Republica del año 2020 ordena que se homologue con este reglamento).


2) Debes definir un procedimiento claro y bien definido de asignación y liquidación de viáticos y gastos de viaje, dentro del reglamento, indicando los formatos y modelos a utilizar y las personas autorizadas para firmarlos.


3) Es muy importante que el reglamento defina claramente la forma de liquidación, sobre todo que gastos deben de presentar documentos soporte.


En todo caso los gastos de viaje deben ser soportados con facturas, lo cual te describo mas adelante.


Importante que consideres además que el Tribunal Superior de Cuentas esta exigiendo la factura del hotel cuando te quedas durmiendo en la ciudad que visitas.

4) Cada asignación de viáticos y gastos de viaje debe contar con la asignación presupuestaria correspondiente (requisito legal).


5) Todo viaje debe contar con la autorización del Alcalde Municipal o en su defecto en quien haya delegado esta función.


6) Los GASTOS DE VIAJE: son aquellas asignaciones necesarias para la movilizacion de viajero; como ser: taxis, impuestos, combustible, pasajes, depreciacion de vehiculo, etc. y se asignarán conforme su necesidad, y deben ser liquidados con facturas o recibos.


7) La Asignación de Viáticos y Gastos de Viaje debe acompañarse por lo menos con los documentos siguientes:


i. Copia de tarjeta de identidad del empleado o funcionario que viaja.

ii. La invitación recibida en su caso si se trata de un evento, ya sea mediante nota o correo electrónico.

iii. Itinerario o agenda si corresponde a un evento ( en el caso que la hayan enviado)

iv. Itinerario de viaje si corresponde a un viaje fuera del país.

v. Cualquier otro documento recibido que evidencie el propósito del viaje a realizar.


8) Si al realizar el viaje existen cambios en el itinerario, forma de transporte o los lugares, debe indicarse en el formato de liquidación respectivo.


9) Es importante que el empleado o funcionario entienda que la Asignación de viáticos y gastos de viaje es un anticipo en dinero para que pueda realizar su viaje, el cual debe liquidar y documentar cuando retorne del mismo; al no liquidarse indica que el gasto no se ha ejecutado o efectuado para efectos de auditoria o posterior revisión, por lo que el TSC podrá formular responsabilidades, tanto al empleado que no liquido como al jefe que permitió esta deficiencia.


10) Todo viaje al exterior debe ser aprobado por la Corporación Municipal y emitirse el punto de acta correspondiente, el cual debe quedar como soporte en la orden de pago que se emita.


Recordar de igual manera que es necesario presentar un informe pormenorizado de los resultados de viaje a la corporación municipal en pleno; y quede consignado en acta todo lo informado.


11) Cuando las instituciones patrocinadoras de los eventos cubren la totalidad de los viáticos y gastos de viaje, no se asignarán por parte de la institución. Cuando se cubran parcialmente solo se asignarán los que haga falta.


12) En los viajes al exterior por lo general existen restricciones en las disposiciones generales del presupuesto de cada año; en este caso el auditor o el tesorero debe cerciorarse de las limitaciones vigentes en la fecha que realiza el pago.


13) Dentro de los cinco días posteriores del regreso del viaje, el empleado o funcionario tiene la obligación de presentar la liquidación de viáticos y gastos de viaje respectiva.


14) Todos los funcionarios o empleados deberán presentar un informe-resumen del viaje realizando donde indicarán los resultados obtenidos en el viaje.


15) No deben asignarse viáticos y gastos de viaje para gastos personales, viajes de lujo o actividades publicitarias o de propaganda, otorgamiento de prestamos o contraparte para créditos o compra de pasajes o boletos aéreos de primera clase.


16) Las devoluciones en efectivo de sobrantes de viáticos y otros gastos de viaje, deberán enterarse a la Tesorería Municipal, acompañando el respectivo comprobante de depósito y la Liquidación del viaje. Si un viaje no es realizado, se devolverá el valor de los viáticos y otros gastos que se hayan otorgado, en un término no mayor de cinco (5) días hábiles después de recibidos. Bajo ningún motivo se podrá utilizar estos recursos para otros propósitos.




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